業務日誌～定款の電子認証～

今日は、新規に設立する会社の根本規則である「定款」の認証のために、大森公証役場に行って参りました。

　会社の根本規則である「定款」。
　法律で定められた一定の事項につき記載しなければなりませんし、記載しておかないと効力を発生しない事項などもあります。
　
　何より、会社の設立時に作成する「原始定款」については、公証役場で、「公証人の認証」を受け、その「認証を受けた定款の謄本」を添付しなければ、会社の設立登記の申請が出来ません。

　このあたりは、以前にも何度か書いている事ですが(^_^;)
　会社の「設立登記の申請」は司法書士でないと業として行うことはできないのですが、「設立書類の作成」は行政書士でも出来る、という、非常にボーダーライン上の業務でございます(笑)
（これについても何度か書いてますが・・・）

　「定款の認証」なのですが・・・
　公証人の認証を受けるためには、タダというわけにはまいりません。
　公証人に払う手数料が５万円。
　それから、認証を受けた定款の「謄本」を交付してもらうためにも費用がかかります。
　少なくとも、設立登記の申請に添付する分と、会社保存用に２通は必要ですよね？
　で、公証役場に保存される「定款の原本」には、印紙税法の定めにより、４万円の収入印紙を貼付しなければなりません。
　諸々で、公証役場で支払う費用は１０万円近くになってしまいます。
　プラス、作成・認証の代理を行政書士又は司法書士に依頼すれば別途報酬を支払うことになるわけです。

　で、ここでやっと本題の「電子認証」です(^_^;)
　公証役場で認証・保存される「原始定款」が、「紙」ではなく「電磁的記録」であれば、印紙税法の適用がなく、印紙代の４万円は不要、ということになります。

　おおっと、それはお得、さぁみんなも電子認証！、と行ければ良いのですが、現実はそんなに甘くありません(^_^;)
　電子認証を利用するためには、「電子証明書」が発行されるよう認証機関に登録の手続をしなければなりませんし、そのシステムを利用するためには、ＰＣにソフトをダウンロードしなければならないわけで・・・
　何だかんだといって、最初に導入するためには、少なくとも、不要になる４万円以上の費用はかかります(~_~;)
　今後も業務上、頻繁に電子証明を使用する、というならまだしも・・・
　設立の際の定款の認証のためだけに導入できる、というものではないわけです(^_^;)
　しかも、この「電子証明書」の有効期間は「半永久」というわけではなく、一定期間経過後は更新が必要・・・
　ちなみに私の場合は２年毎に更新してます。当然更新手続は無料ではありません(^_^;)

　というわけで、一般的に、簡単に導入できるものではないので、私ども「代書屋」の出番、というわけです(笑)
　
　定款の作成・認証手続を、電子認証でご依頼いただければ、行政書士に報酬を支払った場合でも、ご自分で「紙」で定款を作成して認証手続をした場合よりも「安く」できる、というわけです。営業トークです(笑)

　ただ、ご注意いただきたいのは・・・
　「紙」で作成した場合なら、当日、公証役場に持ち込んで訂正箇所が見つかったとしても、現場で「訂正印」をいただければ、訂正して認証が可能なのですが、一旦「電磁的記録」として所定の方法で作成した定款の内容について訂正が必要、となった場合、その場での訂正は不可能なので「仕切り直し」「出直し」になってしまいます。
　そのため、「電子認証」で定款の認証を行う場合には、事前に公証役場と打合せをし、ＦＡＸ・メール等で内容のチェックを受け、ＯＫが出てから「電子申請」をする、というカタチになってしまいます。
　アポなし、では現状ではチョッと無理、ということです。

　今回も何度か事前に公証役場とやりとりをしたうえで申請・認証まで進みました。
　このあたりは、ご理解いただきたいのです。

　現実に、行政書士が電子定款の作成・認証を「代理人」として行う場合、公証役場には、依頼者=設立会社の発起人の実印が押印された委任状と印鑑証明書を提出するのですが、この場合の「委任状」には定款の内容の記載が必要でして現実には、その「内容は別紙のとおり」として、プリントアウトした定款を綴じ込み、割印をする、というカタチで行っているので、定款の内容がある程度定まらないと手続に入れないのです。
　
　この辺の事情が、依頼者の方には中々、ご理解いただけないようで・・・
　「これから行くから、定款の電子認証してくれ」なんて、電話があったりしまして(^_^;)
　実際は結構面倒なのよ(T_T)

　それに以前はＦＤかＣＤ等の媒体に電子署名を含む情報を入れて、公証役場に持参する、という形式だったものが改正（いや、絶対『改悪』です）で、一度、法務省のオンライン・システムに送って、公証役場に行って謄本、正確には「同一情報の提供」(笑)とＦＤかＣＤ等の記録媒体に落とした電磁的記録を受取る、という形式になってしまいました。
　公証役場に実際に行かなければならない、という時点で「オンライン」ではないですよね？(^_^;)
　「半ライン」と陰口をたたかれる所以です(^_^;)

　追伸：本当は、予告した「代理権」の問題にからめて、この話題を書くつもりだったのが、違う展開になってしまいました(笑)
　反省m(__)m